Nord Security

Cómo Nord Security simplificó, escaló y ahorró en la gestión de viajes con Perk

Nord Security, una de las principales empresas de ciberseguridad y privacidad del mundo, vio cómo sus necesidades de gestión de viajes crecían rápidamente tras el fin de las restricciones por la COVID-19 y una fuerte expansión de su equipo.

Pasaron de organizar entre uno y cinco viajes al mes a más de 60, y la cifra no paraba de subir. Con cerca de 1900 empleados repartidos entre oficinas en Lituania, Polonia, Alemania, Países Bajos y un equipo remoto en crecimiento, su proceso de gestión de viajes se volvió insostenible.

Renata Jasiūnienė, especialista en compras de Nord Security, explicó que depender de una agencia de viajes (con muchos correos y sin un proceso claro) no era eficiente, sobre todo para viajes importantes como reuniones de negocios o visitas a socios.

Sabían que necesitaban una solución moderna, flexible y fiable que pudiera seguir el ritmo de su crecimiento y sus nuevas necesidades.

Nord Security eligió Perk para una gestión de viajes más ágil y eficiente

Antes, el equipo de compras tenía que encargarse de cada reserva, actuando como intermediario con la agencia. Renata contaba cómo esto se convertía en un ciclo sin fin: los empleados pedían viajes, ella lo gestionaba con la agencia, y luego volvían con cambios como horarios de vuelo, reiniciando todo.

No había un sistema centralizado ni claridad sobre la política de viajes.

Con Perk, eso cambió. Ahora los empleados organizan sus viajes por sí mismos a través de una plataforma fácil de usar. Esto ha reducido el tiempo que el equipo dedica a las reservas y les ha permitido enfocarse en tareas más importantes.

Autonomía, informes detallados e integraciones que ahorran tiempo y mejoran la experiencia

Renata destacó lo útil que es para los empleados tener libertad para reservar y acceso a más opciones. «Les gusta poder ver fotos, leer reseñas y tener todo en un mismo sitio. Es mucho más práctico», comenta.

Aunque los empleados tienen más autonomía, Perk les ha dado más control sobre el presupuesto. Con políticas de viaje integradas y menos facturas que gestionar, el equipo ahora puede analizar mejor los gastos, entender en qué se invierte y encontrar oportunidades de ahorro.

Además, la integración con HiBob (su plataforma de RR. HH.) ha reducido mucho el trabajo administrativo. Antes había que añadir a cada persona manualmente, ahora todo se actualiza automáticamente.

Y lo mejor: no hizo falta involucrar al equipo técnico. Renata comenta: «La integración fue súper sencilla. No necesitamos ayuda técnica. Fue muy fácil.»

Un soporte proactivo que quita presión al equipo de compras

Renata también valoró el apoyo del equipo de atención al cliente y su account manager, quienes le ayudaron a reducir su carga de trabajo: «Ya no tengo que dar soporte 24/7 yo sola», dice. Ahora los empleados se sienten cómodos contactando directamente con Perk y pueden viajar tranquilos sabiendo que hay soporte 24/7, sin importar la zona horaria.

Además, el equipo de Perk mantiene a Nord Security al tanto de nuevas funciones y mejoras que podrían ayudarles: «Nos cuentan si hay algo nuevo, sabemos hacia dónde va el producto, y adaptamos la plataforma a lo que necesitamos. Y lo mejor es que seguimos recibiendo apoyo incluso después de haber implementado todo.»

¿Qué les ofreció Perk?

• Una plataforma de autogestión fácil de usar

• Integración fluida con HiBob

• Informes detallados y útiles

• Gran variedad de vuelos y alojamientos

• Soporte 24/7