:format(webp))
Come Nord Security ha semplificato, scalato e ottimizzato i viaggi con Perk
Nord Security, leader globale nelle soluzioni di cybersicurezza e privacy, ha affrontato una crescente richiesta nella gestione dei viaggi quando si sono verificate due situazioni chiave: la fine delle restrizioni dovute al COVID-19 e la rapida espansione della forza lavoro dell’azienda.
Durante questo picco nei viaggi di lavoro, il team acquisti è passato dalla gestione di 1-5 viaggi al mese ad oltre 60, ed il numero era in continuo aumento. Con circa 1.900 dipendenti distribuiti tra uffici in Lituania, Polonia, Germania e Paesi Bassi, insieme a un numero crescente di lavoratori da remoto, questo aumento ha messo in evidenza le falle nel processo di gestione viaggi esistente.
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist presso Nord Security, ha spiegato che affidarsi ad un’agenzia di viaggi, con continui scambi di email e l’assenza di un processo centralizzato, era estremamente inefficiente, soprattutto per viaggi critici come meeting di vendita e visite a partner.
L’azienda sapeva di aver bisogno di una soluzione moderna per la gestione dei viaggi: flessibile, affidabile e abbastanza solida da tenere il passo con la crescita dell’azienda.
Per accompagnare la propria crescita, Nord Security ha scelto Perk per una gestione dei viaggi più semplice e intelligente
Usare l’agenzia di viaggi significava che il team acquisti doveva gestire ogni prenotazione e fungere da intermediario per garantire il buon svolgimento del viaggio.
Renata ha spiegato che il processo era diventato un ciclo infinito: i dipendenti inviavano richieste di viaggio, lei le inoltrava all’agenzia, poi arrivavano nuove richieste, come modifiche ai voli, e tutto ricominciava. Non esisteva un processo centralizzato né una visibilità chiara sulla policy aziendale di viaggio.
Nord Security aveva bisogno di una soluzione in grado di crescere con l’azienda, non di limitarla. E tutto è cambiato con l’introduzione di Perk. I dipendenti ora usano la piattaforma self-service per prenotare i propri viaggi, risparmiando tempo e potendosi concentrare su attività strategiche.
La prenotazione autonoma, i report avanzati e le integrazioni semplificano la gestione e offrono flessibilità a Nord Security
Renata ha sottolineato quanto sia importante per i dipendenti poter prenotare da soli e quanto apprezzino l’ampia gamma di opzioni. «Sono felici delle scelte disponibili su Perk. Possono leggere le recensioni, vedere le foto degli hotel, e avere tutto in un’unica piattaforma rende tutto molto più facile», afferma.
Anche se i dipendenti hanno più libertà, la piattaforma centralizzata di Perk consente a Nord Security di mantenere il controllo del budget. Le policy di viaggio sono integrate nel sistema e il numero di fatture è ridotto. I report dettagliati aiutano il team ad analizzare i modelli di spesa, capire dove vanno i fondi e individuare opportunità di risparmio, mantenendo i costi sotto controllo.
Con la continua crescita del team, la gestione dei viaggi è diventata molto più semplice. In passato, i dipendenti venivano aggiunti manualmente, ma l’integrazione con HiBob ha semplificato il lavoro amministrativo.
Anche l’integrazione è stata semplice. Renata ha detto: «Non abbiamo nemmeno avuto bisogno del team tecnico per integrare HiBob con Perk. È stato facilissimo.»
Grazie al supporto proattivo di Perk, il team acquisti non deve più essere reperibile 24/7
Renata ha spiegato come il supporto clienti e il team di customer success di Perk abbiano ridotto notevolmente il suo carico di lavoro. «Non devo più essere un centro assistenza disponibile 24 ore su 24, da sola», ha detto. Ora i dipendenti si rivolgono direttamente all’assistenza Perk, cosa che non facevano con l’agenzia. Viaggiano con tranquillità, sapendo di poter ottenere supporto in qualsiasi fuso orario.
E Renata sa di poter contare sull’assistenza 24/7 di Perk: che sia fuori orario o nel weekend, riceve sempre il supporto di cui ha bisogno.
Renata apprezza anche il fatto che la loro account manager li tenga aggiornati sulle nuove funzionalità. «Tutti i team di Perk sono molto disponibili. Se viene lanciata una nuova funzionalità, lo sappiamo subito e conosciamo anche la roadmap del prodotto. Abbiamo adattato la piattaforma alle nostre esigenze, ma riceviamo ancora pieno supporto anche dopo l’implementazione.»
:format(webp))