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Comment Nord Security a simplifié, développé et optimisé sa gestion des voyages avec Perk
Nord Security, leader mondial en cybersécurité et en solutions de confidentialité, a vu ses besoins en gestion des voyages exploser lorsque deux événements majeurs se sont produits en même temps : la levée des restrictions liées au COVID-19 et l’expansion rapide de son effectif.
Durant cette période de forte croissance des déplacements professionnels, l’équipe des achats est passée de la gestion de 1 à 5 voyages par mois à plus de 60 — un chiffre en constante augmentation. Avec environ 1 900 employés répartis dans des bureaux en Lituanie, en Pologne, en Allemagne et aux Pays-Bas — ainsi qu’une équipe en télétravail en pleine expansion — cette hausse de la demande a mis en lumière les limites de leur système de gestion des voyages.
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist chez Nord Security, a expliqué que dépendre d’une agence de voyages — avec des allers-retours constants et aucun processus centralisé — s’avérait extrêmement inefficace, notamment pour des déplacements critiques comme les réunions commerciales et les visites partenaires.
L’entreprise savait qu’elle avait besoin d’une solution de gestion des voyages plus moderne — flexible, fiable, et suffisamment robuste pour accompagner sa croissance rapide et ses besoins croissants.
Pour accompagner sa croissance rapide, Nord Security a choisi Perk pour une gestion des voyages plus intelligente et plus simple
Travailler avec une agence de voyages signifiait que l’équipe des achats devait gérer chaque réservation et jouer le rôle d’intermédiaire pour s’assurer que tout se passe bien.
Renata a expliqué que ce processus était devenu un cycle sans fin : les employés soumettaient des demandes de déplacement, qu’elle transmettait à l’agence, puis ils faisaient de nouvelles demandes, comme modifier les horaires de vol — et tout recommençait. Il n’y avait ni processus centralisé, ni visibilité claire sur la politique de voyage.
Nord Security recherchait une solution évolutive, et Perk a transformé leur gestion des voyages. Grâce à la plateforme en libre-service, les employés peuvent désormais organiser leurs réservations de manière autonome, ce qui élimine les tâches répétitives et leur permet de se concentrer sur des responsabilités plus stratégiques.
Le libre-service, les rapports avancés et les intégrations de Perk font gagner du temps à Nord Security tout en améliorant la flexibilité
Renata a expliqué que la possibilité pour les employés de réserver eux-mêmes leurs déplacements est essentielle, et qu’ils apprécient d’avoir un plus grand choix. « Ils sont contents des options disponibles avec Perk. Ils peuvent lire les avis, voir les photos des hôtels — et le fait que tout soit au même endroit rend le choix beaucoup plus facile », dit-elle.
Même si les employés ont plus de liberté, la plateforme centralisée de Perk permet à Nord Security de mieux maîtriser son budget. Grâce aux politiques de voyage intégrées et à la réduction du nombre de factures à traiter, les rapports détaillés de Perk permettent à l’équipe d’analyser les dépenses, de comprendre où va l’argent et d’identifier les leviers d’optimisation — tout en restant dans le budget.
Et à mesure que l’effectif évolue et grandit, la gestion des données de voyage de chaque employé est devenue bien plus simple. Avant, les employés devaient être ajoutés manuellement, mais l’intégration avec HiBob a considérablement allégé cette charge administrative.
De plus, le processus d’intégration a été fluide. Renata a précisé : « Nous n’avons même pas eu besoin de l’aide de l’équipe technique pour connecter HiBob à Perk. C’était très simple. »
Grâce à l’accompagnement proactif de Perk, l’équipe achats n’a plus besoin d’être disponible 24h/24
Renata a partagé que les équipes support et customer success de Perk ont grandement allégé sa charge de travail. « Je n’ai plus besoin d’assurer le support 24h/24 à moi toute seule », dit-elle. Depuis l’adoption de Perk, les employés contactent directement le support client, contrairement à l’époque où ils passaient uniquement par l’agence de voyages. Ils voyagent désormais sereinement, en sachant qu’une assistance est disponible à tout moment, peu importe le fuseau horaire.
Et Renata sait qu’elle peut compter sur le support 24h/24 de Perk. Que ce soit en dehors des heures de bureau ou le week-end, elle reçoit toujours l’aide nécessaire.
Renata apprécie également que leur account manager les tienne informés des nouvelles fonctionnalités pouvant améliorer les processus et la performance de l’entreprise. Elle explique : « Toutes les équipes Perk sont très impliquées. Si une nouvelle fonctionnalité est ajoutée, nous sommes informés, et nous connaissons la roadmap du produit. Nous avons adapté la plateforme à nos besoins, mais nous ressentons encore le soutien au-delà de l’implémentation. »
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