Da molti anni le imprese si affidano ad agenti di viaggio aziendali per gestire i loro programmi di viaggio. Gli agenti di viaggio aziendali sono considerati gli assistenti personali del mondo delle trasferte d'affari e creano soluzioni personalizzate che si adattano a ogni azienda, viaggiatore e itinerario.
Gli agenti di viaggio aziendali sono molto apprezzati in quanto si occupano di tutti gli aspetti della pianificazione, dall'organizzazione degli itinerari alla ricerca di offerte vantaggiose su voli e alloggi. Tuttavia, con l'aumento delle piattaforme digitali per la gestione dei viaggi, si è iniziato a mettere in discussione il ruolo di queste figure professionali.
In questo articolo cerchiamo di rispondere ad alcune domande, tra cui “cos’è un agente di viaggio aziendale?” e “cosa fa un agente di viaggio aziendale?”, esaminando i vantaggi e gli svantaggi di utilizzare i servizi di questa figura.
Di cosa si occupa un agente di viaggio aziendale?
Gli agenti di viaggio aziendali sono professionisti del settore che collaborano con le imprese per aiutarle a gestire le trasferte. Agiscono come travel manager e svolgono varie mansioni, che vanno dalla prenotazione di voli e alloggi, all'organizzazione di visti e all'assistenza durante le trasferte dei dipendenti. Il loro compito è quello di garantire che tutti i viaggi siano convenienti e sicuri, di ridurre qualsiasi attrito solitamente riscontrato durante i processi di prenotazione e di garantire la conformità alle politiche di viaggio aziendali.
Possono essere consulenti individuali o lavorare presso un'agenzia di viaggi.
Senza una gestione adeguata, la prenotazione di viaggi d'affari può diventare complicata. L'organizzazione di diversi itinerari, spese ed esigenze, può infatti sovraccaricare facilmente le aziende e causare costi eccessivi e viaggi inefficienti.
Gli agenti di viaggio aziendali considerano tutti i criteri e pianificano viaggi di lavoro che rientrano nel budget. Tra le responsabilità di un agente di viaggio aziendale ci sono:
Organizzare i visit
Prenotare voli e altri mezzi di trasporto, come ad esempio il noleggio auto
Garantire il rispetto degli obblighi di duty of care
Creare itinerari di viaggio
Effettuare prenotazioni alberghiere
Collaborare con i reparti finanziari per allinearsi sui processi relativi alle spese
Fornire assistenza a chi viaggia
Quali sono i vantaggi di utilizzare un agente di viaggio aziendale?
Gli agenti di viaggio aziendali possono semplificare i processi di pianificazione e alleggerire le aziende dall’onere di dover gestire tutte le variabili coinvolte. Uno dei maggiori vantaggi è il risparmio di tempo derivante dall'esternalizzazione di più attività.
Vediamo alcuni ulteriori vantaggi dell’utilizzo di agenti di viaggio aziendali.
Gli agenti di viaggio aziendali comprendono le spese di viaggio: il loro compito è quello di garantire che i tuoi budget siano rispettati, assicurandosi che ottengano le migliori offerte possibili su trasporti, alloggio, ecc. Hanno stabilito rapporti con i fornitori per ottenere offerte e sconti migliori.
Gestiscono processi di spesa complessi: trasferendo la gestione delle spese ad agenti specializzati, le aziende passeranno meno tempo a ricontrollare la documentazione cartacea e le richieste di rimborso.
Nessuna esigenza relativa ai viaggi di lavoro viene tralasciata: gli agenti sanno comprendere le esigenze specifiche di ogni viaggiatore e adattarle al programma.
Forniscono assistenza: i dipendenti possono contattare direttamente l'agente in caso di problemi durante i viaggi di lavoro. Gli agenti possono facilmente riorganizzare il trasporto, consigliare misure di sicurezza specifiche per ciascun paese e facilitare le modifiche agli itinerari.
Quali sono gli svantaggi di utilizzare un agente di viaggio aziendale?
Anche se può sembrare la soluzione perfetta per la gestione dei viaggi d’affari a livello globale, rivolgersi a agenti di viaggio aziendali comporta comunque alcuni svantaggi.
Vediamoli insieme.
Le aziende possono incorrere in costi maggiori: ogni agente è diverso, ma la maggior parte addebita alle aziende una tariffa annuale, oltre a tariffe aggiuntive ogni volta che si utilizzano i servizi. Questo da solo può intaccare una fetta consistente del budget per le trasferte.
Lavorano per sé stessi, non per te: poiché hanno stabilito relazioni con i fornitori, non puoi sempre avere la certezza che l'offerta ottenuta sia la migliore per te, o per loro.
Meno trasparenza: ogni volta che esternalizzi un processo aziendale, avrai automaticamente meno informazioni su come vengono prese le decisioni e perché. In questo modo avrai meno opportunità di tenere d'occhio i tuoi KPI per la gestione dei viaggi.
Potrebbero non essere disponibili quando ne hai bisogno: in generale, gli agenti di viaggio aziendali sono disponibili solo durante il normale orario di lavoro. Se i tuoi dipendenti hanno un problema fuori dall'orario di lavoro o durante il fine settimana, non potranno contattare l'agente per assistenza.
Dovresti utilizzare una piattaforma specializzata per gestire i tuoi viaggi aziendali?
Nonostante i numerosi pro, i contro possono avere un impatto enorme sui tuoi piani di viaggio e di lavoro. Gli strumenti di prenotazione come le piattaforme di gestione dei viaggi sono la soluzione moderna per le aziende i cui dipendenti viaggiano regolarmente per lavoro.
Le piattaforme di gestione dei viaggi, come Perk, eliminano la necessità di un intermediario, occupandosi di tutte le attività svolte da un agente e non solo. Inoltre, sono notevolmente più efficienti nel trovare opportunità di risparmio e offerte vantaggiose su trasporti e alloggi e nel semplificare la procedura di rendicontazione delle spese.
Lo strumento di gestione dei viaggi aziendali di Perk può assisterti nella gestione del tuo programma di viaggio perché ti consente di:
Cercare voli, prenotare e gestire le spese, tutto dalla piattaforma Perk. Inoltre, potrai avvalerti di uno dei migliori cataloghi del settore per la prenotazione di voli aziendali a tariffe competitive.
Prenotare alloggi direttamente dalla piattaforma, usufruendo di un ampio catalogo per la prenotazione di alloggi aziendali, come le camere d'albergo.
Definire e automatizzare le linee guida delle politiche di viaggio e il flusso di approvazione per una migliore conformità.
Garantire la sicurezza dei viaggiatori con le nostre soluzioni di sicurezza che li informano su cambiamenti, raccomandazioni e problemi durante il viaggio. I dipendenti possono inoltre avvalersi di una linea diretta per contattare il nostro team di assistenza clienti e ricevere un aiuto immediato, 365 giorni l'anno, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
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