Come Perk ha reso possibile il Summer Party più grande di sempre

In Perk, la cultura non si costruisce con un manuale o in un canale Slack. Prende forma quando le persone sono nello stesso luogo, nello stesso momento, e si connettono davvero.

E anche se la tecnologia ci permette di mantenere il lavoro in movimento anche su scala globale, c’è un tipo di energia che nasce solo dal vivo.

Le conversazioni si approfondiscono. Le connessioni restano. E il lavoro diventa reale.

Ma quando le aziende crescono, riunire le persone comporta un compromesso. Più gli eventi interni aumentano di dimensione, più cresce anche il lavoro che c’è dietro.

All’improvviso ti ritrovi a inseguire RSVP, coordinare viaggi, gestire cambiamenti dell’ultimo minuto, riconciliare spese… Diventa un flusso continuo di attività invisibili.

Lo chiamiamo lavoro indiretto: il lavoro dietro al lavoro che esiste in ogni ruolo, ma che consuma tempo ed energie senza generare vero impatto. E per il nostro Summer Party annuale abbiamo deciso di eliminarlo.

Così, invece di gestire la logistica manualmente, abbiamo utilizzato Perk Events e Perk Spend per l’intera esperienza. Non come una demo, ma come un test reale.

Perché quando elimini il lavoro dietro al lavoro, crei spazio per ciò che conta davvero.

La sfida: quando la scala trasforma gli eventi in lavoro indiretto

Il Summer Party di Perk è il momento più importante dell’anno. Ogni anno riuniamo tutta l’azienda a Barcellona.

Ma nel 2024 la dimensione è cambiata. La lista degli invitati è cresciuta rapidamente fino a 1.400 partecipanti da 15 diversi uffici nel mondo. E con questo sono arrivati migliaia di punti di contatto tra viaggi e spese.

E storicamente questo significava una cosa: frammentazione.

Le informazioni erano ovunque, tra Google Sheets, documenti Notion, thread su Slack e caselle di posta.

Ogni modifica di volo, richiesta alimentare o aggiornamento hotel diventava un’attività manuale. Ogni aggiornamento significava un altro messaggio, un altro follow-up e un altro livello di coordinamento.

Come ha detto Miriam Pereo del Sol, Director of Community and Workplace Experience: «Man mano che cresciamo, l’evento diventa sempre più grande, e anche la complessità dietro aumenta».

Questa complessità non riguardava solo chi organizzava. Si rifletteva anche sui partecipanti, con troppe email, troppi posti da controllare e troppe piccole frizioni.

Dovevamo passare da reagire a ogni dettaglio a progettare un sistema in cui tutto funzionasse insieme.

Perk Events: un unico sistema, visibilità totale

Internamente vedevamo persone sommerse da attività che le rallentavano. Così il nostro team Real Work Incubator ha deciso di concentrarsi sugli eventi e ha creato Perk Events.

Invece di collegare diversi strumenti tra loro, tutto era in un unico posto: dai piani di viaggio agli RSVP, dai dettagli dell’evento alla comunicazione.

Questo ha eliminato la necessità di inseguire informazioni e aggiornamenti sparsi.

I partecipanti potevano accedere a tutto ciò di cui avevano bisogno in un unico flusso. E per il team eventi significava meno interruzioni e più controllo.

Uno dei cambiamenti più grandi ha riguardato gli RSVP.

Quello che prima richiedeva di monitorare manualmente 2.000 risposte è diventato un processo self-service. Le persone potevano confermare, aggiornare o modificare i propri piani senza continui scambi.

Come ha spiegato Nikita Miller, Chief Product Officer: «Immagina di inviare un invito a 2.000 persone e dover tenere tutto sotto controllo… le persone cambiano idea continuamente e devi rincorrerle. Ora succede tutto automaticamente».

Questa autonomia si è estesa anche all’esperienza stessa.

Il Summer Party includeva 16 attività guidate dalla community, dalle degustazioni di “cava” e sessioni di yoga, fino ai pub quiz e alle lezioni di bachata.

Invece di coordinare tutto centralmente, i dipendenti potevano scegliere a quali attività partecipare, con tutte le informazioni in un unico posto.

Come ha detto Miriam: «Possono decidere se andare al palco principale con la live band o unirsi al DJ set. È tutto lì».

Perk Spend: eliminare il lavoro dopo l’evento

Se gli eventi sono complessi da organizzare, sono ancora più difficili da riconciliare.

Migliaia di persone significano migliaia di taxi, caffè e pasti. E tradizionalmente questo significava una cosa per il team finance: inseguire ricevute, gestire discrepanze e dati mancanti.

Come ha spiegato Lizzie Reid, General Perk Events Manager: «I team finanziari passavano troppo tempo a gestire discrepanze e cercare ricevute».

Quest’anno abbiamo cambiato tutto con Perk Spend.

Le spese venivano registrate in tempo reale, direttamente nell’app. Nessun caricamento manuale. Nessun sistema separato.

Come ha spiegato Fraser Louden, Senior Product Designer: «Potevo scattare una foto alla ricevuta e basta. Scansionarle nell’app era semplicissimo».

Dietro le quinte, le transazioni venivano automaticamente abbinate alle ricevute e collegate al  Summer Party.

Niente cicli di riconciliazione. Niente avanti e indietro.

E per la finanza questo significava qualcosa di più grande: visibilità in tempo reale sul costo reale dell’evento.

Quando il lavoro indiretto scompare, prende il sopravvento l’esperienza

Quando elimini il lavoro indiretto, qualcosa cambia. Le persone smettono di pensare alla logistica e iniziano a concentrarsi sull’esperienza.

Come ha condiviso Vicenç Alcalde García, Event Manager: «Sai che l’evento sta andando bene quando le persone stanno semplicemente interagendo… qualcuno da Boston che balla con qualcuno da Berlino».

Il risultato? Un punteggio di soddisfazione di 4,8 su 5.

Ma ancora più importante, un feedback costante: le persone potevano dimenticare la logistica e godersi il momento.

Il cambiamento più grande: dalla gestione degli eventi a un sistema che funziona da solo

Non è stato solo un evento aziendale. È stata la prova che, su larga scala, non devi scegliere tra esperienza e controllo.

Quando viaggi, eventi e spese funzionano in un unico sistema connesso, il lavoro dietro al lavoro scompare sullo sfondo.

Niente rincorse. Niente strumenti da collegare manualmente. Niente emergenze da gestire. Solo un sistema che funziona come dovrebbe.

Come ha detto Vicenç: «La cosa più soddisfacente è quando tutto funziona e il team dietro le quinte può finalmente rilassarsi».

In Perk, questo è l’obiettivo.

Non solo costruire una piattaforma che potenzia il lavoro che conta.

Ma usarla per rendere Perk un posto migliore in cui lavorare.