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Dienstreise buchen – das sollten Sie wissen

10 Dez 2024 · 10 MIN. LESEDAUER

Aufgrund der Globalisierung und der ständig wachsenden internationalen Geschäftsbeziehungen kommt es immer häufiger vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf Dienstreise ins Ausland schicken oder an nationalen und internationalen Messen teilnehmen lassen.
Die Buchung der Dienstreise ist dabei einer der ersten Punkte auf der To-do-Liste von Travel Manager:innen oder Reisenden. Wir geben in diesem Artikel einen umfassenden Überblick zu den wichtigsten Fragen rund um die Dienstreise: von der Arbeitszeit über die Kostenübernahme bis hin zur Versicherung. Erfahren Sie, wie Sie den Buchungsprozess der Geschäftsreise vereinfachen können und welche Punkte Sie bei der Buchung im Blick behalten sollten. 

Dienstreise oder Geschäftsreise – was ist der Unterschied?

Im öffentlichen Dienst spricht man standesgemäss von einer Dienstreise, wohingegen in der Privatwirtschaft oft auch von Geschäftsreisen die Rede ist. In beiden Fällen handelt es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Deshalb werden die Begriffe häufig synonym verwendet – so auch in diesem Artikel.
Bei einer Dienst- oder Geschäftsreise üben Arbeitnehmer:innen ihre Tätigkeit ausserhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte aus. Bei der Reise kann es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handeln. Ordnet der Arbeitgeber eine solche Reise an, sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, diese wahrzunehmen.
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Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich zählt die Arbeitstätigkeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit . Doch auch während einer beruflichen Reise sind Angestellte dazu angehalten, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Schliesslich wird nicht per se die gesamte Aufenthaltszeit als Arbeitszeit angerechnet, sondern lediglich die Zeiten, in denen Arbeitnehmer:innen während der Reise eine Arbeitsleistung erbringen. Die entsprechende Regelung findet sich in der Arbeitsgesetz Verordnung 1 (ArGV 1) .
Auch die Reisezeit selbst, also die An- und Abreise, wird bei Dienstreisen innerhalb der Schweiz als Arbeitszeit behandelt – vorausgesetzt, sie dauert länger an als der Arbeitsweg zur üblichen Tätigkeitsstätte. Egal, ob Sie Ihre Dienstreise mit dem Zug, dem Auto oder dem Flugzeug antreten – und egal, was Sie währenddessen tun: Die Reisezeit wird vom Arbeitgeber vergütet. An Sonntagen und bei Nacht kommen zudem sogar Lohnzuschläge von 50 bzw. 25 % zum Tragen sowie ggf. ein Ruhezeitausgleich, wenn die vorgesehene Ruhezeit nicht eingehalten werden kann.
Bei Dienstreisen ins Ausland ist die Gesetzeslage hingegen weniger klar. Grund dafür ist das sogenannte Territorialprinzip, demzufolge das Arbeitsgesetz nur innerhalb der Schweizer Landesgrenzen gilt. In welchem Umfang und unter welchen Umständen die Reisezeit bei Dienstreisen ins Ausland als Arbeitszeit angerechnet und damit vergütet wird, legen Unternehmen idealerweise im Arbeitsvertrag oder in der Reiserichtlinie fest. 

Wann beginnt eine Dienstreise & wie lange darf sie dauern?

Der Beginn einer Dienstreise hängt immer vom Ort ab, an dem Sie starten. Fahren Sie direkt von Ihrem Wohnort los, beginnt die Dienstreise genau dort. Machen Sie sich gemeinsam mit Kolleg:innen von der Arbeitsstätte aus auf den Weg, ist dies der Startpunkt der Reise. Wann und wo die Dienstreise beginnt, ist v. a. allem für die spätere Reisekostenabrechnung relevant. So können Sie genaue Angaben zur Fahrtzeit machen und sich die Fahrtkosten in Form der Kilometerpauschale erstatten lassen.
Das Schweizer Arbeitsgesetz gibt keine Mindestdauer oder Höchstdauer für Dienstreisen vor. Allerdings muss bei Entsendungen ins Ausland gemäss Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) gewährleistet sein, dass sie nur von vorübergehender Dauer – also nicht dauerhaft – sind. Bei Entsendungen ins EU- und EFTA-Ausland ist z. B. ein begrenzter Zeitraum von maximal 24 Monaten vorgesehen. Die Höchstgrenze für Entsendungen variiert je nach Vertragslage zwischen der Schweiz und dem Zielstaat.

Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich zählt die Arbeitstätigkeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit . Doch auch während einer beruflichen Reise müssen Angestellte eine Arbeitszeiterfassung führen, das gilt insbesondere für die genaue Erfassung von eventuellen Überstunden.
Bei der Reisezeit sieht das schon anders aus: Hier gibt es Unterschiede in der Art der Anreise. Fahren Arbeitnehmer:innen aktiv zu einem auswärtigen Termin, sprich sitzen sie hinter dem Lenkrad, zählt dies als Arbeitszeit. Sind Dienstreisende jedoch nur Beifahrer:innen und gehen während der Anreise privaten Dingen nach – indem sie beispielsweise im Internet surfen, ein Buch lesen oder private Gespräche führen –, wird das nicht als Arbeitszeit gewertet. Ausnahme: Die Reisezeit liegt im Zeitraum der regulären Arbeitszeit. In diesem Fall ist es unerheblich, ob Geschäftsreisende aktiv am Steuer sitzen oder mit privaten Dingen beschäftigt sind – die Reisezeit gilt laut Gesetzgeber als Arbeitszeit. Ob und in welcher Höhe die Reisezeit vergütet wird, kann aber jedes Unternehmen selbst entscheiden und entsprechende Regelungen in den jeweiligen Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen festlegen.
Wie verhält es sich nun aber, wenn Mitarbeiter:innen für eine mehrtägige Messe ins Ausland geschickt werden? Laut Bundesarbeitsgericht muss die Hin- und Rückreise für Arbeiten im Ausland als normale Arbeitszeit vom Arbeitgeber vergütet werden.

Ist man während einer Dienstreise versichert?

Eine Person zieht einen kleinen Koffer im Flughafen.

Generell hat der Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmer:innen eine Fürsorgepflicht. Diese schliesst auch die ausreichende Versicherung während eines Business Trips mit ein – und ist ein wichtiger Bestandteil des Travel Risk Managements . Darüber hinaus verhindert ein guter Versicherungsschutz ungeplante Kosten, die bspw. durch verlorenes Gepäck, Ticket-Stornierungen oder medizinische Behandlungen entstehen können.In der Regel werden für Auslandseinsätze spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die grundlegende Punkte beinhalten sollten:
  • Die berufliche Unfallversicherung muss auf Dienstreisen ausgeweitet werden und allgemein gelten. 
  • Medizinische Versorgung auf westlichem Niveau muss gewährleistet sein.
  • Die Habseligkeiten des Reisenden, sowohl private als auch geschäftliche, müssen ausreichend geschützt sein.
  • Schäden an Dritten müssen abgedeckt sein.
Spezialisierte Anbieter bieten neben Einzelpolicen auch umfassende Geschäftsreise-Versicherungen, die alle wichtigen Aspekte gebündelt abdecken und Arbeitgeber dabei unterstützen, ihrer Fürsorgepflicht vollumfänglich nachzukommen.
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Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreisen im In- & Ausland?

Ein bedeutender Unterschied von In- und Auslandsreisen liegt in der Anrechnung der Reisezeit als Arbeitszeit. Bei einer Dienstreise innerhalb der Schweiz wird die gesamte Hin- und Rückreise als Arbeitszeit angerechnet – egal, ob Arbeitnehmer:innen aktiv fahren, Beifahrer:innen sind oder bspw. mit dem Flugzeug oder Zug reisen. Bei Auslandsreisen greift diese Regelung nicht pauschal.
Generell gilt: Eine Reise im Inland ist meist weniger aufwändig als eine Reise ins Ausland – und geht im Grunde mit einer recht unkomplizierten Organisation einher. Bei Geschäftsreisen ins Ausland müssen hingegen viele Aspekte, wie etwa notwendige Aufenthaltsgenehmigungen, Bescheide, Impfungen oder spezielle Versicherungen, beachtet und im Vorfeld abgeklärt werden.

Welche Kosten trägt der Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber ist gemäss Obligationenrecht (OR) Art. 327a verpflichtet, für sämtliche Aufwendungen aufzukommen, die im Zuge einer Dienstreise für die Arbeitnehmenden entstehen. Das heisst: Reise- bzw. Fahrtkosten, Verpflegungsaufwände und Co. werden vom Arbeitgeber bezahlt.
Die Kilometerkosten werden in der Schweiz häufig über eine Pauschale erstattet. Wenn Arbeitnehmer:innen eine Dienstreise oder einen Dienstgang mit ihrem Privat-Pkw bestreiten, erhalten sie dafür einen Pauschalbetrag pro gefahrenen Kilometer vom Arbeitgeber. Der Touring Club Schweiz (TCS) gibt dazu jährlich Richtwerte für verschiedene Fahrzeugtypen heraus. Dabei werden nicht nur die Spritkosten eingerechnet, sondern auch Wartungs- und Versicherungskosten, Steuern sowie andere Fixkosten und der potenzielle Wertverlust.
Mehr zum Kilometergeld sowie die geltenden Pauschsätze finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema.
Weitere Pauschalen oder Maximalbeträge, z. B. für Mahlzeiten, können Schweizer Unternehmen eigenständig im Rahmen des betrieblichen Spesenreglements festlegen. Dies ist Teil der Reiserichtlinien des Unternehmens. Das Spesenreglement wird vom zuständigen Kanton geprüft und genehmigt – inkl. dem Umgang mit Steuern und Belegen.

Kosten nachweisen: Das müssen Reisende beachten

Wichtig ist, dass Reisende alle Ausgaben genau erfassen und die entsprechenden Belege beim Arbeitgeber einreichen. Die eingereichten Belege kennzeichnen die Ausgaben als Betriebsausgaben. Das ist wichtig, damit die Erstattung der Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen reibungslos läuft.
Fehlt ein Beleg, bspw. die Hotelrechnung, können Geschäftsreisende die Kosten mittels Eigenbeleg nachweisen. Dieser muss Angaben zum Zahlungsempfänger, den Betrag, das Zahlungsdatum sowie den Zweck enthalten. 

Buchung von Dienstreisen vereinfachen

Das Ziel lautet: Weniger Work, mehr Flow. Dafür lohnt es sich, den Buchungsprozess für Dienstreisen gezielt zu vereinfachen. Die Lösung: einheitliche Tools, Buchungs- und Genehmigungsverfahren sowie Automatisierung. Mit den folgenden Schritten können Sie die Buchung von Dienstreisen für alle Beteiligten enorm vereinfachen.

1. Reiserichtlinie erstellen & automatisieren

Frau zeigt Kollege etwas am Handy.

Eine Re iserichtlinie beantwortet schon im Voraus potenzielle Fragen von Mitarbeiter:innen und dient als Regelwerk für die Geschäftsreise. Hier legen Sie fest, welche Reisekosten wie erstattet werden und wie teuer Flugtickets oder Hotelzimmer sein dürfen.
Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, an wen sie sich mit dem Dienstreiseantrag wenden müssen und wer für die Genehmigung der Buchung verantwortlich ist. Eine Reiserichtlinie mit all diesen Informationen bedeutet eine enorme Zeitersparnis im Buchungsprozess.
Wenn Sie die Buchung noch effizienter gestalten wollen, sollten Sie Ihre Reiserichtlinie automatisieren . Bei Perk können Sie Ihre Reiserichtlinie in der Buchungsplattform für Geschäftsreisen hinterlegen. Sollten Ihre Mitarbeiter:innen während der Buchung bspw. das Budget überschreiten, erscheint eine Fehlermeldung. Durch die Automatisierung können Sie also sicher sein, dass Ihre Reiserichtlinie eingehalten wird.
Tipp: Erfahren Sie hier, wie GetYourGuide , die führende globale Plattform für die Buchungen von Reiseerlebnissen, seine Geschäftsreisen durch massgeschneiderte Richtlinien für verschiedene Länder und Gruppen optimiert hat.

2. Zentrales Verwaltungstool

In manchen Unternehmen ist es nach wie vor üblich, dass Verwaltungskräfte bevorstehende Geschäftsreisen organisieren. Der administrative Aufwand ist aber oft recht hoch und wird meist unterschätzt. Daher wird für die Planung und Organisation immer häufiger eine Software genutzt, die das Buchen und Verwalten von Reisen einfacher macht und in der Vorbereitung viel Zeit einspart.
Das hat viele Vorteile. Die gesamte Reiseabwicklung – von der Buchung über die Verwaltung bis hin zur Berichterstellung – kann für alle Reisen mit nur einem Tool gesteuert werden. Reisekosten und -daten sind somit für Vorgesetzte und Reisende jederzeit transparent einsehbar. Je nach Anbieter ist so gut wie immer jemand erreichbar und in fast jeder Situation kann entsprechend schnell geholfen werden.
Perk bietet Ihnen eine All-in-one-Reiselösung mit Funktionen, die Ihr Geschäftsreisemanagement vereinfachen:
  • 24/7-Kundensupport
  • Automatisierte Reiserichtlinie
  • Erstattung der Umsatzsteuer
  • Gruppenbuchungen
  • Travel Risk Management
  • U. v. m.
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3. Wer bucht die Dienstreise?

Sie können Ihren Verwaltungskräften viel Zeitaufwand ersparen, indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen die Dienstreise selbst buchen lassen. Die beste Voraussetzung dafür schaffen Sie mit einem einfach zu bedienenden Buchungstool, in dem Ihre Reiserichtlinie integriert ist. So fällt es Ihren Mitarbeitenden leicht, selbst zu buchen, und Sie erreichen eine hohe Compliance für Ihre Reiserichtlinie . 

Zusätzliche Tipps zur Buchung von Dienstreisen

Auch wenn Sie schon oft dienstlich unterwegs waren, ist jede neue Reise eine Herausforderung. Angefangen bei der Organisation: Nur zu leicht verliert man sich im Detail und übersieht wichtige Punkte, die einen vor Ort leicht in Stress bringen können.
Wir haben eine kurze Checkliste für Sie zusammengestellt, um Ihnen die Organisation und den Ablauf Ihrer nächsten Reise zu erleichtern:
  • Reisevorkehrungen – Richten Sie direkt vor Reiseantritt eine automatische Abwesenheitsmeldung ein und bereiten Sie eine Übergabe der wichtigsten offenen Aufgaben für Ihre Vertretung vor.
  • Buchung – Flüge, Unterbringung und Transportmittel unbedingt bereits im Vorfeld buchen, das erspart unnötige Verzögerungen während der Reise.
  • Impfungen – Bei Reisen in die Tropen oder andere ferne Länder sollten Sie sich zeitnah über notwendige Impfungen informieren. Oft müssen die Impfungen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Reise verabreicht werden. Besonders zu den Hauptreisezeiten sind die Kapazitäten der Tropeninstitute beschränkt.
  • Visa beantragen – Geht die Reise in ein Land, für das eine Einreiseerlaubnis notwendig ist, muss zeitgerecht ein Visum beantragt werden.
  • Reisedokumente prüfen – Noch bevor die Reise gebucht wird, sollten Sie die Gültigkeit der Identitätskarte und des Schweizer Passes prüfen. So bleibt immer genügend Zeit, um noch vor Reiseantritt ein neues Dokument ausstellen zu lassen.
  • Zeitpuffer einplanen – Planen Sie eventuelle Verzögerungen, wie etwa Staus oder Flugausfälle, ein und fahren Sie besser etwas früher los als geplant.
  • Gepäck reduzieren – Für kurze Dienstreisen empfiehlt sich das Reisen mit Handgepäck. So sparen Sie am Flughafen wertvolle Zeit beim Check-in.
  • Wertsachen und Papiere – Führen Sie Bargeld und Ausweispapiere am besten direkt am Körper und hinterlegen Sie Notfallnummern und Kopien der wichtigsten Dokumente digital.
  • Kulturelle Besonderheiten – Recherchieren Sie über die Gepflogenheiten im Zielland und bereiten Sie sich darauf vor. So ist es in Japan etwa üblich, dass die Gastgeber:innen das Essen bestellen, und in Russland wird in der Regel Alkohol zum Geschäftsessen konsumiert. Um die Etikette zu wahren, sollten Sie sich auch über landestypische Begrüssungsrituale informieren.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „Dienstreise buchen“

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