Die Hotelbuchung für Geschäftsreisen ist an sich nicht kompliziert, oft aber mit mehr Aufwand verbunden, als man denkt. Wer bei Reisen großen Wert auf Komfort legt, investiert mitunter viel Zeit in die Auswahl des passenden Hotels. Mit der richtigen Vorbereitung und dem nötigen Know-how können Sie dennoch schnell zu einer Entscheidung kommen, den Buchungsprozess verkürzen und im besten Fall sogar noch Geld sparen.
In diesem Beitrag finden Sie 8 Tipps, wie Sie auf schnellem Weg ein Hotel für Geschäftsreisen buchen, das sowohl zu Ihren Bedürfnissen als auch ins Budget passt.
1. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse & Präferenzen
Ihre Unterkunft kann großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Reise haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse in Bezug auf Hotels kennen, bevor Sie mit der Suche loslegen. Je genauer Ihre Vorstellungen sind, desto gezielter können Sie die Recherche gestalten. So sparen Sie Zeit bei der Hotelsuche.
Um herauszufinden, welche Kriterien ein Hotel erfüllen sollte, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, können Sie sich vorab ein paar einfache Fragen stellen:
Welche Lage bevorzugen Sie? Wollen Sie z. B. schnell zu Ihren Geschäftsterminen gelangen oder lieber in der Nähe des Stadtzentrums übernachten?
Benötigen Sie eine Kochnische, um selbst zu kochen, werden Sie abends auswärts essen oder sollte das Hotel über ein gutes Restaurant verfügen?
Welche weiteren Services möchten Sie in Anspruch nehmen: Fitnesscenter, Tagungsräume, Waschmaschine, Bügelservice, überwachter Parkplatz o. Ä.?
Dabei gilt oftmals: Je länger der Aufenthalt, desto stärker der Wunsch nach Komfort. Erstreckt sich eine Dienstreise bspw. über mehrere Wochen, sollten sich die Reisenden in der Unterkunft möglichst wie zu Hause fühlen und können dementsprechend höhere undkonkretere Ansprüche erheben als bei einer 2-tägigen Auswärtstätigkeit. Das ist nur menschlich – und kann gegenüber dem Arbeitgeber auch so kommuniziert werden.
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2. Suchen Sie zuerst nach passenden Partner-Hotels
Wenn Sie nur eine überschaubare Liste mit bestimmten Hotels durchsuchen müssen, statt Hunderte von Angeboten zu prüfen, kann das den Buchungsprozess erheblich beschleunigen. Prüfen Sie daher vorab:
mit welchen Hotels Ihr Unternehmen oder Ihr Geschäftsreiseanbieter gesonderte Hotelraten ausgehandelt hat
welche Hotelketten von Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens bevorzugt besucht werden
welche Hotels das Unternehmen bei Reisen an Ihren Zielort bereits vermehrt besucht hat
Wenn Sie die Buchung der Unterkunft über Perk abwickeln, können Sie nach ausgehandelten Perk-Tarifen filtern, Ihre eigenen Firmenraten einbinden und bevorzugte Hotelketten einrichten – z. B. nach Unternehmen oder Mitarbeiter:in. So werden die hinterlegten Partner-Hotels Ihnen bei der nächsten Buchung priorisiert ausgespielt und Sie sparen Zeit bei der Suche.
3. Steuern Sie gezielt Businesshotels an
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Ob Sie ein Hotel geschäftlich oder privat besuchen, macht einen erheblichen Unterschied. Auf Dienstreise haben Sie in der Regel andere Ansprüche an ein Zimmer als im Urlaub. Es ist deshalb sinnvoll, sich nach Hotels mit speziellen Angeboten für Geschäftskund:innen umzusehen.
Neben Firmenraten und Bonusprogrammen für Geschäftsreisende bieten Businesshotels oft speziell ausgestattete Zimmer sowie zusätzliche Services und Räumlichkeiten. Zum klassischen Angebot von Businesshotels zählen z. B.:
ein Schreibtisch mit Stuhl auf dem Zimmer
ausreichend viele, gut zugängliche Steckdosen
schnelles, sicheres WLAN – idealerweise kostenlos
Tagungsräume und eine Lobby mit ausreichend Sitzmöglichkeiten
ggf. ein Wasch- und Bügelservice für Business-Kleidung
eine möglichst 24/7 besetzte Rezeption für Late-Check-in etc.
ein Frühstücksangebot ab früh morgens
Bei Perk können Sie sich bei der Hotelsuche bevorzugt Unterkünfte anzeigen lassen, die spezielle Extras bieten – und so schneller Ihr Wunschhotel finden.
Ein weiterer Aspekt, der für Geschäftsreisende von großer Bedeutung ist, sind kurzfristige, kostenlose Stornierungen. Mit FlexiTravel stornieren Sie Ihr Zimmer bis 2 Stunden vor Ankunft und erhalten 80 % der Kosten zurück – ohne Fragen, ohne schlechtes Gewissen. Für ein flexibles, entspanntes Geschäftsreisemanagement.
4. Beachten Sie die Verkehrsanbindung & Ortsnähe
Geschäftsreisende stehen oft unter Zeitdruck. Ein schneller Transport vom Hotel zum Geschäftstermin ist deshalb ein Muss – und wird bei der Hotelbuchung zwar mit-, aber oft nicht zu Ende gedacht.
Häufig prüfen Reisende bei der Hotelrecherche die Lage des Hotels, indem sie zwar die Entfernung zum Büro oder Kundenstandort, nicht aber die Verkehrsanbindung und die potenzielle Anfahrtszeit berücksichtigen. Gerade in Großstädten ist die Anbindung aber oft wichtiger und aussagekräftiger als die Distanz allein.
Denn: Mit einer U-Bahn-Station vor der Tür lassen sich mehrere Kilometer innerhalb weniger Minuten überbrücken, während eine vermeintlich kurze Strecke durch den Berufsverkehr mit dem Auto viel Zeit kosten kann und zudem kaum kalkulierbar ist.
Viele Buchungstools geben Nutzer:innen die Möglichkeit, die Umgebung des Hotels auf der Karte zu erkunden und sich so einen Überblick über Restaurants, Bars und Co. sowie über die allgemeine Lage und auch die Verkehrsanbindung zu verschaffen.
5. Halten Sie sich an die Reiserichtlinie – direkt
Am schnellsten buchen Sie ein Geschäftshotel, wenn Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Reiserichtlinie verwenden, enthält diese wahrscheinlich eine Budgetgrenze für Hotelbuchungen – entweder pro Reise oder pro Übernachtung. Häufig variiert die Vorgabe je nach Reiseziel sowie ggf. auch nach Position im Unternehmen.
Damit Ihre Buchung genehmigt wird und keine unnötige Arbeit oder gar zusätzliche Kosten verursacht, sollten Sie nur Hotels suchen, die im vorgegebenen Budget liegen. Eine automatisierte Reiserichtlinie unterstützt Sie dabei und verhilft Ihnen zu mehr Compliance bei Geschäftsreisen.
6. Sie reisen als Gruppe? Dann stimmen Sie sich ab!
Um auch Gruppenbuchungen zu beschleunigen, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, was für Sie und die mitreisenden Kolleg:innen am sinnvollsten ist:
Sollten alle im selben Hotel untergebracht sein, um sich den Transfer zu Geschäftsterminen zu teilen?
Sollten alle im selben Haus oder in derselben Wohnung übernachten, um das Teambuilding während der Reise zu stärken?
Sollten oder möchten einige Personen separat untergebracht werden?
Wenn sich Dritte um das Reisemanagement kümmern und die Geschäftsreise buchen, entstehen bei solchen Fragen zur Unterbringung häufig Unstimmigkeiten. Sparen Sie sich den Stress, Buchungen stornieren oder ändern zu müssen, indem Sie im Voraus bestimmen, ob die Gruppe zusammenbleiben soll oder nicht – und welche Unterkunftsart die Bedürfnisse der gesamten Gruppe am besten abdeckt.
7. Geben Sie alternativen Unterkünften eine Chance – und sparen Sie bei der Buchung Zeit
Alternative Unterkünfte wie Airbnb for Work oder Homeaway werden für Geschäftsreisen immer beliebter. Gegenüber Hotelzimmern bieten private Unterkünfte entscheidende Vorteile:
Sie können sich in einer fremden Stadt wie Einheimische fühlen.
Ihnen stehen eine Küche und (mehrere) Wohnräume zur Verfügung.
Wohnungen bieten in der Regel mehr Privatsphäre und Rückzugsraum als Hotels.
Der Check-in erfolgt inzwischen oft kontaktlos und zeitunabhängig per Code oder Schlüsselbox – so verläuft die An- und Abreise besonders flexibel.
Es stellt sich eher ein Gefühl von Zuhause ein – auch, weil sich Routinen einfacher adaptieren und integrieren lassen als in einem Hotel.
Wer eine Ferienwohnung für die Geschäftsreise über Perk bucht, profitiert neben den genannten Vorteilen von zusätzlichen Komfort: Unsere Reiseberater:innen kümmern sich um die Kommunikation mit den Vermieter:innen, sodass Sie Zeit und Arbeit sparen.
8. Begleichen Sie die Hotelrechnung im Voraus
Wenn Mitarbeiter:innen die Hotelrechnung für ihre Dienstreise vor Ort begleichen müssen, verlieren sie wertvolle Zeit. Und nicht nur das: Zahlungen vor Ort bedeuten oft, dass Sie in Vorkasse gehen und die Übernachtungskosten im Nachgang per Reisekostenabrechnung zurückfordern müssen. Zudem kommt es bei Vor-Ort-Zahlungen häufiger zu Fehlern bei der Rechnungsadresse – das bedeutet zusätzlichen Aufwand.
Schneller geht es, wenn das Unternehmen die Rechnung sofort begleicht. Auf diese Weise müssen sich die Angestellten nicht mit dem Erstattungsprozess befassen. Stattdessen wird bei der Buchung z. B. die Firmenkreditkarte hinterlegt oder ein Einzugsverfahren bewilligt und die Zahlung läuft automatisiert und reibungslos.
Mit Perk können Sie Hotelrechnungen im Voraus begleichen. Außerdem sammeln wir sämtliche Zahlungen, Belege und Reisedaten an einem Ort. Das sorgt für maximale Transparenz beim Spesenmanagement und erspart Ihnen langwierige Erstattungsverfahren. Wir stellen zudem sicher, dass die Mehrwertsteuer auf allen Rechnungen ausgewiesen ist: So können Sie sich die Umsatzsteuer einfach zurückholen.
Nutzen Sie Perk als Buchungstool – für ein hocheffizientes Geschäftsreisemanagement
Wer all diese Tipps bei der Hotelbuchung für Geschäftsreisen beherzigt, schafft die besten Voraussetzungen, um geeignete Hotels zu guten Konditionen zu finden – und den Buchungsprozess so angenehm und zeitsparend wie möglich zu gestalten.
Noch einfacher verläuft die Buchung, wenn Sie Ihr Geschäftsreisemanagement über eine professionelle Dienstreise-App abwickeln:
Bei Perk finden Sie eine große Auswahl an Hotels und alternativen Unterkünften für Geschäftsreisen sowie Flüge, Mietwagen, Zugverbindungen und Co.
Arbeitgeber können ihre Reiserichtlinie nahtlos in den Buchungsprozess integrieren und so sicherstellen, dass sämtliche Buchungen mit dem festgesetzten Budget konform gehen.
Perk bietet darüber hinaus eine Reihe von praktischen Dienstleistungen, mit denen Sie Ihr Reisemanagement auf ein neues Level bringen können, z. B.:
einen 24/7-Kundenservice für Reisende
Buchung von Tagungsräumen und anderen Annehmlichkeiten vor Ort
gesonderte Lösungen für Gruppenbuchungen
Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents
übersichtliche Dashboards und ausführliche Reisekostenberichte
FlexiTravel für flexible Stornierungen aller Buchungen
Green Trip für mehr Nachhaltigkeit dank CO2-Kompensation
u. v. m.
Lehnen Sie sich bei der Hotelbuchung zurück, finden Sie mit unserer effizienten All-in-one-Lösung das passende Hotel für Ihre Geschäftsreise und senken Sie Ihre Reisekosten!
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FAQ – häufige Fragen zu Hotels für Geschäftsreisen
- Hat der Arbeitgeber die Geschäftsreise veranlasst, trägt er für gewöhnlich auch die Kosten. Dazu zählen v. a. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten – also auch das Hotel. Entweder übernimmt der Arbeitgeber die Hotelkosten sowie andere von vornherein oder erstattet diese rückwirkend. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Die Einigung über die Kostenübernahme sollte unbedingt im Voraus erfolgen bzw. in der Reiserichtlinie festgeschrieben sein. Erwirken Arbeitnehmer:innen die Erstattung im Rahmen der Steuererklärung über die Übernachtungspauschale, erhalten Sie für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands nur 20 € pro Nacht. Anders als bei der Verpflegungspauschale deckt sich dieser Wert höchstwahrscheinlich nicht annähernd mit den tatsächlichen Reisekosten.
- Hotelkosten bzw. Übernachtungskosten zählen genauso wie der Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten zu den Reisekosten einer Dienstreise. Sämtliche Reisekosten werden nach der Dienstreise in einer Reisekostenabrechnung aufgeführt – oder besser noch direkt vom Arbeitgeber beglichen.
- Sofern Hotelkosten für eine Geschäftsreise nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen . Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten, können diese nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden.
- Die Budgetobergrenze für Übernachtungen legt der Arbeitgeber in der unternehmenseigenen Reiserichtlinie fest. Auf diese Weise kann ein finanzieller Rahmen vorgegeben werden – entweder pro Nacht oder für die gesamte Geschäftsreise. Da die durchschnittlichen Kosten für ein Hotelzimmer stark vom Reiseziel abhängen, empfiehlt es sich, variable Obergrenzen für einzelne Länder, Regionen und/oder Städte festzulegen. Auch die Position im Unternehmen kann sich auf die zulässigen Hotelkosten auswirken.
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