1. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse & Präferenzen
- Welche Lage bevorzugen Sie? Wollen Sie z. B. schnell zu Ihren Geschäftsterminen gelangen oder lieber in der Nähe des Stadtzentrums übernachten?
- Benötigen Sie eine Kochnische, um selbst zu kochen, werden Sie abends auswärts essen oder sollte das Hotel über ein gutes Restaurant verfügen?
- Welche weiteren Services möchten Sie in Anspruch nehmen: Fitnesscenter, Tagungsräume, Waschmaschine, Bügelservice, überwachter Parkplatz o. Ä.?
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2. Suchen Sie zuerst nach passenden Partner-Hotels
- mit welchen Hotels Ihr Unternehmen oder Ihr Geschäftsreiseanbieter gesonderte Hotelraten ausgehandelt hat
- welche Hotelketten von Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens bevorzugt besucht werden
- welche Hotels das Unternehmen bei Reisen an Ihren Zielort bereits vermehrt besucht hat
💡Gut zu wissen: In ausgehandelten Business-Tarifen ist das Frühstück meist inbegriffen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Kosten besser kalkulieren können. Beachten Sie bei der Reisekostenabrechnung aber, dass die Verpflegungspauschale geringer ausfällt, wenn das Frühstück bereits in den Übernachtungskosten enthalten ist.
3. Steuern Sie gezielt Businesshotels an
- ein Schreibtisch mit Stuhl auf dem Zimmer
- ausreichend viele, gut zugängliche Steckdosen
- schnelles, sicheres WLAN – idealerweise kostenlos
- Tagungsräume und eine Lobby mit ausreichend Sitzmöglichkeiten
- ggf. ein Wasch- und Bügelservice für Business-Kleidung
- eine möglichst 24/7 besetzte Rezeption für Late-Check-in etc.
- ein Frühstücksangebot ab früh morgens
4. Beachten Sie die Verkehrsanbindung & Ortsnähe
❗Tipp: Oft können Sie bei Hotels mit größerer Entfernung zur Innenstadt ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erwarten, weil Sie nicht zusätzlich für die hervorragende Lage bezahlen. Ähnliches gilt für die Nähe zu Veranstaltungsorten: Während einer Messe sind die ans Gelände angrenzenden Businesshotels oft teurer als sonst.
5. Halten Sie sich an die Reiserichtlinie – direkt
✍Tipp: Bei Perk kann Ihr Unternehmen die Reiserichtlinie hinterlegen, sodass Budgetgrenzen automatisch festgelegt sind. So können Sie sich während der Hotelsuche ausschließlich richtlinienkonforme Optionen anzeigen lassen.
6. Sie reisen als Gruppe? Dann stimmen Sie sich ab!
- Sollten alle im selben Hotel untergebracht sein, um sich den Transfer zu Geschäftsterminen zu teilen?
- Sollten alle im selben Haus oder in derselben Wohnung übernachten, um das Teambuilding während der Reise zu stärken?
- Sollten oder möchten einige Personen separat untergebracht werden?
7. Geben Sie alternativen Unterkünften eine Chance – und sparen Sie bei der Buchung Zeit
- Sie können sich in einer fremden Stadt wie Einheimische fühlen.
- Ihnen stehen eine Küche und (mehrere) Wohnräume zur Verfügung.
- Wohnungen bieten in der Regel mehr Privatsphäre und Rückzugsraum als Hotels.
- Der Check-in erfolgt inzwischen oft kontaktlos und zeitunabhängig per Code oder Schlüsselbox – so verläuft die An- und Abreise besonders flexibel.
- Es stellt sich eher ein Gefühl von Zuhause ein – auch, weil sich Routinen einfacher adaptieren und integrieren lassen als in einem Hotel.
8. Begleichen Sie die Hotelrechnung im Voraus
Nutzen Sie Perk als Buchungstool – für ein hocheffizientes Geschäftsreisemanagement
- Bei Perk finden Sie eine große Auswahl an Hotels und alternativen Unterkünften für Geschäftsreisen sowie Flüge, Mietwagen, Zugverbindungen und Co.
- Arbeitgeber können ihre Reiserichtlinie nahtlos in den Buchungsprozess integrieren und so sicherstellen, dass sämtliche Buchungen mit dem festgesetzten Budget konform gehen.
- Perk bietet darüber hinaus eine Reihe von praktischen Dienstleistungen, mit denen Sie Ihr Reisemanagement auf ein neues Level bringen können, z. B.:
- einen 24/7-Kundenservice für Reisende
- Buchung von Tagungsräumen und anderen Annehmlichkeiten vor Ort
- gesonderte Lösungen für Gruppenbuchungen
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents
- übersichtliche Dashboards und ausführliche Reisekostenberichte
- FlexiTravel für flexible Stornierungen aller Buchungen
- Green Trip für mehr Nachhaltigkeit dank CO2-Kompensation
- u. v. m.
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Bereit, Ihr Geschäftsreisemanagement zu revolutionieren? Buchen Sie einfach eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie.
FAQ – häufige Fragen zu Hotels für Geschäftsreisen
- Hat der Arbeitgeber die Geschäftsreise veranlasst, trägt er für gewöhnlich auch die Kosten. Dazu zählen v. a. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten – also auch das Hotel. Entweder übernimmt der Arbeitgeber die Hotelkosten sowie andere von vornherein oder erstattet diese rückwirkend. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Die Einigung über die Kostenübernahme sollte unbedingt im Voraus erfolgen bzw. in der Reiserichtlinie festgeschrieben sein. Erwirken Arbeitnehmer:innen die Erstattung im Rahmen der Steuererklärung über die Übernachtungspauschale, erhalten Sie für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands nur 20 € pro Nacht. Anders als bei der Verpflegungspauschale deckt sich dieser Wert höchstwahrscheinlich nicht annähernd mit den tatsächlichen Reisekosten.
- Hotelkosten bzw. Übernachtungskosten zählen genauso wie der Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten zu den Reisekosten einer Dienstreise. Sämtliche Reisekosten werden nach der Dienstreise in einer Reisekostenabrechnung aufgeführt – oder besser noch direkt vom Arbeitgeber beglichen.
- Sofern Hotelkosten für eine Geschäftsreise nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können Arbeitnehmer:innen diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen . Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten, können diese nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden.
- Die Budgetobergrenze für Übernachtungen legt der Arbeitgeber in der unternehmenseigenen Reiserichtlinie fest. Auf diese Weise kann ein finanzieller Rahmen vorgegeben werden – entweder pro Nacht oder für die gesamte Geschäftsreise. Da die durchschnittlichen Kosten für ein Hotelzimmer stark vom Reiseziel abhängen, empfiehlt es sich, variable Obergrenzen für einzelne Länder, Regionen und/oder Städte festzulegen. Auch die Position im Unternehmen kann sich auf die zulässigen Hotelkosten auswirken.
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