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Come creare un report di viaggio aziendale + modello gratuito per il 2026

30 Dic 2023 · 4 MIN LETTURA

I travel manager e i responsabili dell'organizzazione di viaggi dovrebbero sempre chiedere ai dipendenti di presentare un report dopo la trasferta. Questo tipo di report offre ai travel manager una panoramica sulle spese e li aiuta a organizzare meglio i viaggi futuri.
In cosa consiste un report del viaggio di lavoro?
Il report del viaggio di lavoro è un importante strumento di gestione per definire i budget, fare un rendiconto delle spese e controllare i costi. In parole povere, offre all’azienda una visione completa del viaggio, favorendo una rendicontazione più accurata.
Questo modello di report stampabile per i viaggi di lavoro offre una panoramica delle spese e consente di migliorare i viaggi futuri. Inoltre, aiuta i travel manager a identificare e raccogliere informazioni per ottimizzare la politica di viaggio e il budget.

Che cosa include il report di un viaggio di lavoro?

Diamo un'occhiata alle sezioni incluse in questo modello di report per viaggi di lavoro e alle informazioni che è necessario aggiungere per ciascuna di esse.

Panoramica dei viaggi di lavoro

Nella sezione relativa alla panoramica del viaggio, verrà fornito un riepilogo sommario. Questa sezione include:
  • Destinazione
  • Durata
  • Scopo del viaggio
  • Partecipanti
Qualsiasi altra informazione necessaria per riassumere il viaggio di lavoro.

Itinerario di viaggio

Subito dopo il riepilogo, troverai l'itinerario.L'itinerario raccoglie informazioni sui luoghi visitati, i biglietti aerei utilizzati, gli hotel prenotati e le informazioni sul noleggio auto per consentire un'efficiente rendicontazione delle spese.
Gestire più report in contemporanea non è semplice. Semplifica la pianificazione dei viaggi con il nostro modello di itinerario per viaggi d'affari completamente personalizzabile.

Riunioni, eventi e attività

Ora che hai stabilito tutte le informazioni importanti sul viaggio, il trasporto e l'alloggio, dovrai specificare le diverse attività che si sono svolte durante la trasferta. In questa sezione è possibile aggiungere riunioni, conferenze, seminari e altri eventi a cui il dipendente ha partecipato.

Report sulle spese

In questa sezione presenterai le spese, con gli importi e i metodi di pagamento utilizzati per:
  • Biglietti aerei, autobus e altri costi di trasporto
  • Alloggio
  • Pasti
Ciò consentirà al team finanziario di fare un rendiconto dei costi, verificare se sono in linea con la politica aziendale sulle spese di viaggio ed elaborare eventuali rimborsi.Ti consigliamo di inserire le spese in una tabella o in un foglio Excel da importare nel report di viaggio principale. In questo modo sarà più facile elaborare i dati di viaggio.
Se hai deciso di utilizzare il nostro modello, puoi saltare questo passaggio poiché il formato del report è basato su Microsoft Excel.
Naturalmente, puoi creare un report utilizzando qualsiasi strumento, da Google Docs a MS Word, ma se vuoi semplificare la vita al tuo travel manager, ti consigliamo di utilizzare un foglio di calcolo.

Allegati e documenti

Questa parte del report può essere suddivisa in due categorie importanti:
  • Fatture e ricevute, che costituiscono la prova di ogni spesa
  • Altri documenti pertinenti, come contratti, certificati e dichiarazioni prodotti durante il viaggio di lavoro

Commenti aggiuntivi

In quest'ultima sezione, puoi menzionare cose importanti accadute durante il viaggio, tra cui:
  • Opportunità di risparmio che hai identificato
  • Feedback sui problemi riscontrati durante il viaggio
  • Se ci sono ulteriori azioni importanti inerenti alle attività intraprese durante il viaggio
In conclusione, è necessario includere tutte le informazioni pertinenti che contribuiscono a ottimizzare la politica sui viaggi aziendali e il budget dell’azienda.

Scarica il modello di report per viaggi di lavoro

La compilazione di un report per un viaggio di lavoro è più semplice con a un modello già pronto: ti basterà inserire le informazioni nella sezione pertinente. Sebbene sia utile utilizzare un modello per creare i report dei viaggi, non è comunque il modo migliore.
Grazie a una piattaforma di gestione dei viaggi come Perk , non sarà più necessario compilare infiniti report. La piattaforma consente infatti di prenotare e gestire i viaggi di lavoro e crea automaticamente un report dopo ogni trasferta.
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Con Perk, puoi organizzare i viaggi di lavoro dei dipendenti in un unico posto. Gestisci ogni aspetto del viaggio in un’unica piattaforma, dalla prenotazione di voli e hotel al controllo delle spese, fino all'applicazione automatica della politica di viaggio dell’azienda.
Prova subito Perk per gestire i tuoi viaggi di lavoro e creare report delle spese in modo più semplice.
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